10 Tips voor de Agile Manager

column_agile

Ik begon in 1998 met agile werken, met Xtreme Programming en met de ideeën en ervaringen van Ikujiru Nonaka en Hirotaka Takeuchi (dat is een artikel, het boek is beter), de oervaders van het agile werken. Indertijd ging dat eigenlijk vanzelf, maar naarmate meer organisaties het wendbare werken omarmen lijkt het minder succes te hebben. De wendbaarheid van een organisatie neemt helemaal niet toe door er het label “Agile” op te plakken. Ik geef hier een paar tips hoe je wel agile werkt.

1. Agile begint van boven

Een organisatie kan niet de teams op de werkvloer wendbaar en flexibel laten zijn als het management vasthoudt aan de oude starre methoden en gebruiken. Wil jij een wendbare organisatie creëren dan begin je bij jezelf, bij je collega-managers en bij je baas. Alleen als de nieuwe wendbare flexibele werkwijze zichtbaar gedragen wordt en gehanteerd wordt door het management kan het werken op de werkvloer. In het wendbare werken is voorbeeldgedrag de beste kennisoverdracht.

2. Agile doe je met z’n allen

Het doel van de wendbare organisatie is snel te reageren op veranderingen van buiten en van binnen. Een wijziging in je systemen (of in je organisatie) wil je niet in drie maanden uitvoeren, maar liefst in een uur. Een dag misschien. Een week max. Dat lukt niet als je processen zo zijn dat eerst gebruikers zich moeten uitspreken,  dat de afdeling marketing er z’n zegje over moet doen, en de verkoop, de systeembeheerders, en iedereen. Dat lukt alleen als je met z’n allen aan een grote tafel gaat zitten en zegt “we beginnen!”. Als manager faciliteer je dat. Als manager roep je “de markt vraag ineens om X” en je roept iedereen bijeen die met X te maken heeft, en je gaat aan de slag. In een agile team zitten alle betrokkenen, op basis van gelijkwaardigheid. Alle betrokkenen, niet in één vergadering, maar allemaal samen in hetzelfde team.

3. Agile is empowerment

Wendbaar kan alleen werken als de beslissingen ter plaatse en onmiddellijk door betrokkenen genomen kunnen worden. Als er ontwerpers, gebruikers en programmeurs aan tafel zitten dan moeten die samen kunnen beslissen wat er gebouwd gaat worden en hoe het gebouwd gaat worden. Ook als dat resources kost. Ook als daarvoor geld uitgegeven moet worden.

4. Agile is geen methode

De meeste organisaties die wendbaar gaan werken sturen de medewerkers naar een training, schaffen boeken aan en hangen posters op. Op de training leren de medewerkers dat je alleen “agile” werkt als je iedere ochtend een standup meeting doet, als je gele briefjes op een al dan niet virtueel bord plakt, als je “user stories” maakt en die in taakjes opdeelt en als je met z’n allen story points inschat. Je weet dat je wendbare organisatie is mislukt als mensen gaan discussiëren of iets nou wel of niet agile is.

5. Agile is vertrouwen

In een rugby team dat optimaal presteert weten spelers elkaar blindelings te vinden. Ze gooien de bal schijnbaar zomaar ergens naar toe, vertrouwend dat een medespeler op tijd ter plekke is om te vangen. Ze trappen de bal een heel eind weg, wetend welke medespelers het spel van daaruit weer oppakken. Ze weten welke medespeler waar goed in is. Ze weten wie het hardste lopen en wie het zuiverst kunnen schieten. In een team (software makers of anders) moet dat ook gelden. Als Sophie feature X gaat bouwen, weet het team dat feature X in goede handen is en dat feature X naadloos gaat passen op feature Y die Joris ondertussen maakt.

6. Agile is een state of mind

Het maakt helemaal niet uit of je aan het begin van de ochtend een meeting houdt, en niet of je die staand of liggend doet. Het maakt niet uit hoe lang je sprints zijn en of je sprint meetings houdt of niet. Sterker nog, de tijd dat je met z’n allen aan het vergaderen bent gaat af van de tijd dat je aan het werken bent. Onderlinge afstemming en communicatie is hard nodig, maar één op één gaat dat veel sneller en effectiever. En het hoeft niet met woorden: als Sophie en Joris in elkaars code kunnen kijken communiceren ze daarmee ook. De wendbare werknemer ziet wat er nu nodig is in het team en gaat dat doen, of zorgt dat het gedaan wordt. De wendbare werknemer voelt de verantwoordelijkheid die het team heeft voor een resultaat, en handelt daarnaar.

7. Agile is sparren

Als je feedback nodig hebt kun je wachten op de eerstvolgende meeting, een dag later of een week later. Dat werkt niet. Wat je moet doen is je vraag om feedback in het team kenbaar te maken zodat degene die het best ge-equipeerd is om die feedback te geven, dat ook onmiddellijk te doen. Je roept iets door de kamer, desnoods door het hele kantoor, je zet iets op slack, wat dan ook, maar zorg voor onmiddelijke feedback.

8. Agile gaat zonder kritiek

Iemand in een agile team die zegt “dat is fout” mag van mij haar huis. Oordelen over andermans werk leidt tot verlammende discussies waar niemand beter van wordt en waar in ieder geval niemand gelukkig van wordt. Vaak is het beter om twee dingen te proberen en dan te zien welke handiger is of te zien dat beide manieren werken. Discussies zijn contraproductief.

9. Agile is leuk

Een team dat zichzelf wendbaar noemt maar waar men niet vrolijk kijkt, daar is iets mee mis. Plezier in je werk is een voorwaarde om je werk goed te kunnen doen. Samen plezier hebben in wat je doet is essentieel om als team effectief en efficiënt te werken. Plezier motiveert anderen. Plezier is de brandstof voor je wendbare team.

10. Agile zit in het product

Ik heb voornamelijk ervaring met teams die software maken, maar deze tips gaan mutatis mutandis op voor alle teams en al het werk. Software kan agile zijn. Code die eenvoudig te wijzigen is, is agile. Software die niet eenvoudig te veranderen is belemmert het wendbare proces. De test voor onderhoudbaarheid en veranderbaarheid voer je uit met een nieuw teamlid: iemand die de software niet kent moet binnen een uur zinvol met de code aan de slag kunnen zijn. Een team waar het een week duurt voordat iemand begrijpt hoe de code werkt, is niet wendbaar.

11. Agile is verantwoordelijkheid

Het enige wat telt voor een team is het resultaat. Als het team zonder koffie niet verder kan, ga je koffie halen. Als het team honger heeft, ga je lunch klaarmaken. Ook als je een senior programmeur bent, en ook (nee, juist) als je de manager bent. Je kunt als stagiair best vinden dat jij er niet voor de koffie bent, maar je kunt ook bedenken dat het team sneller werkt als jij wat vaker koffie haalt en broodjes smeert dan de senior programmeur. Het gaat er niet om wie wat wanneer hoe doet, het gaat erom wat aan het eind van de dag het resultaat is.

12. Agile is niet “ja maar”

Op al deze tips is iets aan te merken. Op allemaal zijn nuances aan te brengen. Je kunt alle tips letterlijk nemen, maar dan mis je het punt. Wendbaar, flexibel, agile, het is een houding. Een houding van de teamleden, van de managers, van het team als geheel. Als je nu zegt “ja maar” dan heb je gelijk. Schrijf je eigen tips in je eigen blog en ik zal ze liken. Zolang maar niemand denkt dat een agile werkwijze afhangt van cursussen, trainingen, posters, instructies, vergaderingen of pokerkaarten.

En ja, het zijn er 12 geworden. De illustratie is van Monica.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *